ضروري است دانشجو مراحل زير را انجام دهد :
- بارگذاري تصوير ويزا و بليط در پورتال سازمان امور دانشجويان (چنانچه گزينه‌هاي بارگذاري ويزا و بليط فعال نبود، در بالاي صفحه گزينه " تقاضاي لغو درخواست به دليل تغيير كشور را ندارم " را علامت بزنيد تا قسمت مربوط به بارگذاري ويزا و بليط فعال شود)
- اطلاع‌رساني انجام مرحله فوق به كارشناس مديريت تحصيلات تكميلي
پس از تهيه نامه توسط كارشناس و تاييد مدارك دانشجو در پورتال، دانشجو مي‌تواند جهت دريافت ارز به سازمان امور دانشجويان مراجعه نمايد.
دانشجویانی که قبلا متقاضی آزادسازی مدرک مقاطع تحصیلی قبلی جهت ترجمه بوده‌اند اصل نامه فارسی برای ترجمه مدرک تحصیلی مقطع کارشناسی و کارشناسی ارشد و ریزنمرات را در هنگام دريافت ارز به سازمان امور دانشجويان تحويل دهند.
توجه: دانشجوياني كه قبل از دريافت ارز به خارج از كشور عزيمت نموده و انجام اين مرحله را به وكيل رسمي مي‌سپارند، بايد مدارك زير را نيز به سازمان امور دانشجويان ارائه نمايند:
1 - كپي صفحه پاسپورت داراي مهر خروج شمسي
2 - نامه استاد خارجي مبني بر تاييد حضور دانشجو و ذكر تاريخ شروع به كار
در هر دو صورت مراجعه شخص دانشجو يا وكيل رسمي نامبرده به سازمان امور دانشجويان جهت دريافت ارز ضروري مي‌باشد.